Cuando escuchas “impuesto de nómina en Colombia”, es fácil que pensemos en el pago que hacen los empleados. Pero en realidad este gravamen —y todas las obligaciones vinculadas a la nómina— son más amplias: implican al empleador, a la empresa, y a todo el proceso de pago de salario, prestaciones y deducciones. Esta guía te explicará paso a paso qué es, cómo se calcula, quién lo paga, qué cambios hay para 2025 y cómo puedes cumplir correctamente.
¿Qué es el impuesto de nómina en Colombia?
El impuesto de nómina es el conjunto de obligaciones tributarias que se derivan del pago de la nómina laboral: salarios, horas extra, comisiones, prestaciones y demás componentes que constituyen el costo del empleo. En Colombia, las empresas deben contemplar estos elementos junto con los aportes a seguridad social, los parafiscales y las retenciones legales.
¿Quiénes están obligados?
- Empleadores: Personas jurídicas o naturales que tienen trabajadores bajo contrato, y que deben garantizar el pago, reporte y liquidación de la nómina.
- Trabajadores: Indirectamente, porque muchos descuentos y retenciones se realizan sobre sus ingresos.
- Contratistas/terceros: Cuando la relación laboral y fiscal los incluye en la cadena de obligaciones.
Importante: este impuesto no se limita solo al salario devengado, sino también a beneficios, recargos, prestaciones y otros conceptos que componen la nómina.
Diferencia con otros conceptos
| Concepto | Qué cubre | Quién lo paga |
|---|---|---|
| Seguridad social | Salud, pensión, riesgos laborales | Empleado + empleador |
| Parafiscales | Aportes a cajas de compensación, SENA, ICBF | Empleador |
| Retención en la fuente | Pago anticipado del impuesto de renta sobre salarios u otros ingresos | Empleado / empleador |
| Impuesto de nómina | Obligaciones derivadas del pago de la nómina: salarios, prestaciones, deducciones | Empleador |
En este artículo nos centraremos en ese último concepto (“impuesto de nómina”) con foco en 2025, para que puedas entenderlo, calcularlo y cumplirlo sin sorpresas.
¿Cuál es la base y la tasa vigente en 2025?
Base gravable
La base de cálculo del impuesto de nómina incluye todos los valores que conforman el pago de la nómina: salario mensual, horas extra, recargos nocturnos/festivos, comisiones, primas, prestaciones sociales y otros ingresos laborales.
Tasa y valores actualizados
Para 2025, se debe tener en cuenta la actualización de la UVT (Unidad de Valor Tributario), que impacta varios impuestos y deducciones en Colombia.
Por ejemplo: el valor de la UVT para 2025 es de COP 49.799.
En cuanto a la tasa específica del “impuesto de nómina”, las empresas deben considerar los reglamentos internos y normativas vigentes. Aunque no siempre se hable de una “tasa fija” única —dependerá de la categoría de empresa, sector, región— lo importante es que se calculen correctamente los conceptos sujetos al impuesto.
Cambios recientes (2024 → 2025)
- Actualización del valor de la UVT.
- Ajustes normativos que pueden afectar la base gravable para ciertos beneficios laborales o deducciones.
- Mayor exigencia en reporte y cumplimiento de obligaciones laborales y fiscales.
Consejo práctico: Revisa cada año la resolución que fija el nuevo valor de la UVT y las normas complementarias para tu sector.
¿Cómo se calcula el impuesto de nómina? Paso a paso con ejemplo
Paso 1: Determinar el salario bruto y componentes
Imagina una empresa con un empleado que devenga un salario mensual bruto de COP 3.000.000.
Incluye:
- Salario básico: COP 3.000.000
- No se incluyen otros rubros aquí sólo de ejemplo; podrías añadir recargos, comisiones, etc.
Paso 2: Agregar prestaciones y recargos sujetos
Supongamos que además hay horas extra o recargo que suman COP 300.000.
Total devengado: COP 3.300.000
Paso 3: Identificar deducciones, aportes y base gravable
- Aportes de seguridad social (parte empleador y empleando)
- Deducciones autorizadas
- Identificar qué parte del total devengado gravará el impuesto de nómina (esto depende de la normatividad específica de la empresa/sector).
Paso 4: Aplicar la tasa o porcentaje correspondiente
Ejemplo muy simplificado (para ilustrar): si la empresa tuviera una tasa del 2 % sobre la base gravable para el impuesto de nómina, entonces:
- Base gravable: COP 3.300.000
- Impuesto aprox.: COP 66.000
Nota: Este ejemplo es ilustrativo — debes confirmar la tasa aplicable en tu sector/región.
Paso 5: Reporte y pago
El empleador debe registrar el impuesto en su sistema contable, declarar en los plazos establecidos y remitir el pago al organismo competente.
Herramienta recomendada
Para mayor precisión puedes utilizar la calculadora de impuestos sobre la nómina disponible en nuestra web, que te permite estimar el costo total de empleo incluyendo este impuesto. (Ver herramienta) — enlace interno a tu página.
E.g., “Calculadora de Impuestos sobre la Nómina en Colombia”
Obligaciones del empleador y del trabajador
Del empleador
- Liquidar correctamente la nómina incluyendo todos los componentes sujetos al impuesto de nómina.
- Reportar y pagar los aportes de seguridad social, parafiscales y el impuesto de nómina según la normatividad.
- Conservar registros detallados: salarios, horas extras, recargos, prestaciones, deducciones.
- Cumplir con la normativa de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y demás entidades laborales.
Del trabajador
- Verificar que el pago de la nómina refleje correctamente su salario, horas extra, prestaciones.
- Mantenerse informado de las deducciones que le aplican.
- Conocer que, si bien no paga directamente el impuesto de nómina, sus condiciones laborales pueden afecta al cálculo.
Sanciones por incumplimiento
Las empresas que no cumplen pueden enfrentarse a:
- Multas y recargos por pagos tardíos o incorrectos.
- Inspecciones de entidades laborales/fiscales.
- Problemas de reputación y de confianza con los trabajadores.
Exenciones, reducciones y sectores especiales
Hay casos en los que ciertas empresas o sectores pueden acceder a reducciones en obligaciones o tener tratamientos especiales. Esto puede depender de:
- Número de empleados
- Régimen especial (zonas francas, exportadores, etc)
- Naturaleza del contrato laboral
- Incentivos gubernamentales
Si tu empresa pertenece a uno de estos regímenes, conviene revisar la normativa aplicable y analizar si puede aplicar una reducción al impuesto de nómina.
Comparación regional: cómo está Colombia frente a otros países de Latinoamérica
| País | Tasa aproximada empleador* | Tasa empleador + prestaciones |
|---|---|---|
| Colombia | Variable (ej. ~2 % a 6 %) | Costos laborales altos por prestaciones |
| México | ~30 % del salario bruto | |
| Chile | ~20-25 % aproximadamente |
*Valores ilustrativos — verificar normativa específica del país.
Este tipo de comparación ayuda a empresas multinacionales o que operan en varios países a valorar su decisión de inversión y estructura de costos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué es exactamente el impuesto de nómina en Colombia?
Es la obligación tributaria que se genera por la liquidación del pago de nómina laboral, incluyendo salarios, prestaciones y demás componentes sujetos, que debe cumplir el empleador.
¿Quién lo paga: el trabajador o el empleador?
Principalmente lo paga el empleador, aunque el trabajador se ve afectado indirectamente a través del costo total del empleo.
¿Cómo se calcula para 2025?
Se determina la base gravable (salario + prestaciones + recargos), se aplica la tasa correspondiente y se suma al resto de obligaciones laborales. Importante revisar la normativa vigente, la UVT actualizada y los cambios para 2025.
¿Existen exenciones o reducciones?
Sí, dependiendo del sector (zonas francas, exportadores, PYMES), de la naturaleza del contrato o de incentivos locales. Se recomienda consultar con un asesor laboral o tributario.
¿Qué pasa si no lo pago o lo calculo mal?
Pueden aplicarse sanciones, multas y recargos, además de auditorías laborales o fiscales. Es clave mantener un registro riguroso.
¿Por qué es distinto de la retención en la fuente o de los aportes a seguridad social?
Porque la retención en la fuente se refiere al impuesto sobre la renta que se descuenta del trabajador, y los aportes a seguridad social cubren salud, pensión, riesgos. El impuesto de nómina es un conjunto de obligaciones adicionales vinculadas al pago de la nómina.
¿Dónde puedo calcularlo fácilmente?
Puedes usar herramientas como nuestra calculadora en línea para estimar el impuesto de nómina en Colombia para 2025. (4×1000 Calculadora)
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